- Visumplichtige dossiers
Wat zijn dit?
- Verbintenissen (aankopen, contracten, overeenkomsten, …) waarvan het bedrag hoger is dan € 30.000 (excl. BTW);
- Investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan € 10.000 (excl. BTW);
- Verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan € 25.000 (excl. BTW).
Om te bepalen of een voorgenomen financiële verbintenis groter is dan € 30.000 (exclusief BTW) moet het totaal van de uitgaven voor de volledige looptijd van de verbintenis worden bepaald.
Tip: In het geval van opdrachten voor leveringen of diensten die met een zekere regelmaat worden verleend (bv. kantoormateriaal), wordt de waarde van de opdracht geraamd op basis van de totale reële waarde van de opdrachten die tijdens de voorafgaande 12 maanden werden geplaatst ofwel de totale geraamde waarde van de opdrachten die geplaatst zullen worden in de 12 maanden volgend op de eerste levering.
Uitgaven die het gevolg zijn van wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit vroeger genomen beslissingen (bijvoorbeeld: onroerende voorheffing ingevolge de aankoop van een onroerend goed) moeten niet aan een voorafgaand visum onderworpen worden.
Uitgaven voor wettelijke verplichtingen die gekoppeld zijn aan het realiseren van ontvangsten zoals roerende voorheffing, BTW, … moeten evenmin onderworpen worden aan een voorafgaand visum.
Wat wordt er nagekeken?
De financieel directeur is verantwoordelijk voor een voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom.
Concreet betekent dit dat wordt nagekeken:
- of het nodige krediet beschikbaar is;
- of het bestuur de verbintenis op een wettige en regelmatige manier kan aangaan (werd de wet- en regelgeving correct gevolgd? Werd het bestek goedgekeurd door het juiste orgaan? enz.).
Wanneer moet een visum worden aangevraagd?
- vóór de definitieve aanstelling van een personeelslid;
- vóór de beslissing tot toekenning van een toelage;
- vóór de ondertekening van een overeenkomst (huurcontract, concessie, …);
- vóór de gunning door het CBS.
Voor de agendering van een bestek op de raad/CBS/VB dient er geen visum te worden aangevraagd.
Wel kan men aan de Financiële dienst vragen om het bestek voor agendering na te kijken. De Financiële dienst zal hierbij focussen op de naleving van het wetgevend kader. Op deze manier kunnen fouten of onzorgvuldigheden tijdig opgemerkt en gecorrigeerd worden. Een dergelijk nazicht kan door het aanvragen van een intern advies (zie verderop). Voorzie voldoende tijd voor de financiële dienst om een advies te geven. Als richtlijn geven we een doorlooptijd van 1 week.
Bij het vragen van een visum voor de gunning van een dossier wordt er nagekeken of de wet- en regelgeving werd gevolgd en kan er geen wijziging meer aangebracht worden aan het bestek. Zaken die op dat moment ingaan tegen de wet- en regelgeving zullen leiden tot een weigering van het visum en een vertraging van het dossier.
Hoeveel tijd is er nodig voor het verkrijgen van een visum?
De financieel directeur wenst de visumplichtige dossiers grondig te kunnen nakijken en, bij vragen, eventueel te bespreken met het betrokken dienst/sectorhoofd of de algemeen directeur.
Om dit mogelijk te maken is het aangewezen om het visum tijdig aan te vragen. Als richtlijn geven we een doorlooptijd van 1 week.
- Niet-visumplichtige dossiers
Wat zijn dit?
Naast de besluiten waarvoor een visum vereist is, dienen ook andere besluiten met een financiële impact langs de financieel dienst te passeren.
Men kan een dossier voorleggen voor een intern advies of enkel ter kennisname.
Dossier voor intern advies
Vanaf € 10.000 dien je volgens de aankoopprocedure een lastenboek op te maken bij een aankoop. Voor deze dossiers vraag je een intern advies via e-notulen aan. Dit doe je door in het luik ‘Interne adviezen’ in e-notulen de dienst ‘Financiën’ aan te duiden. De financieel directeur kan dan, nadat het dossier werd ingediend, een advies geven omtrent het financiële luik van het besluit.
Voorzie voldoende tijd voor de financiële dienst om een advies te geven. Als richtlijn geven we een doorlooptijd van 1 week.
Dossier ter kennisname
Voor dossiers < € 10.000 die op het CBS worden geagendeerd is het nodig dat de financieel directeur op de hoogte van het besluit wordt gebracht. Dit kan eenvoudig door het e-mailadres van de financieel directeur in te vullen in het luik ‘Opvolging – wie dient een digitaal afschrift te ontvangen (intern)?’.
Korte samenvatting:
> € 30.000,00: VISUMPLICHT
- Agendering bestek: mogelijk (en aangeraden) om intern advies aan te vragen voor nazicht van het bestek;
- Agendering gunning: visum verplicht aanvragen.
€ 10.000,00 – € 29.999,99: INTERN ADVIES
- Agendering bestek: mogelijk om intern advies aan te vragen voor nazicht van het bestek;
- Agendering gunning: intern advies aanvragen + afschrift financieel directeur.
< € 10.000,00: FINANCIEEL AFSCHRIFT
- Welke financiële informatie vermelden?
Elk besluit (visumplichtig of niet) dat opgemaakt wordt voor het CBS of vast bureau én een financiële impact heeft, moet volgende informatie bevatten in het luik ‘financieel’ in e-notulen:
- krediet: bedrag dat in MJP voorzien werd voor deze raming;
- saldo: saldo van de raming op datum van opmaak (kan je terugvinden in de kolom ‘Krediet na vastlegging 2020: zie ook FAQ ‘Hoe raadpleeg ik mijn budget?’).
Bijvoorbeeld:
Raming MJP000863 (interim WZC)
Krediet voorzien in 2020: € 100.000,00
Saldo bij opmaak besluit: € 50.000,00