Adreswijziging bedrijven naar aanleiding van de fusie

Rechtspersonen moeten ten gevolge daarvan in principe een statutenwijziging ondergaan, die ze (in bepaalde gevallen) moeten laten opstellen door een notaris en vervolgens neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.

De adreswijziging wordt aangepast in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (BS). Normaalgezien is deze publicatie betalend, maar met een attest van de gemeente waarin staat dat het administratief is en dus geen echte verhuis, is de publicatie gratis. Lees hier wat je moet doen.

Om de administratieve lasten en bijhorende kosten voor de betrokken ondernemingen en verenigingen te vermijden, werd reeds in 2019 door alle betrokken Vlaamse en federale overheidsentiteiten (FOD Economie (KBO), Belgisch Staatsblad, FOD Justitie, FOD Binnenlandse Zaken (Rijksregister), Agentschap Binnenlands Bestuur en toenmalig agentschap Informatie Vlaanderen) samen aan een oplossing gewerkt.

Het Wetboek van Economisch Recht (FOD Economie) en het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (FOD Justitie), laten toe dat de administratieve adreswijzigingen automatisch kunnen doorgevoerd worden zonder tussenkomst van de ondernemer zelf:

• De adressen van de geregistreerde entiteiten Rechtspersoon, de vestigingseenheden en de bijkantoren zullen automatisch en kosteloos aangepast worden in de KBO, op voorwaarde dat het ingeschreven adres in KBO een adres is dat voorkomt in het officieel adressenregister van Vlaanderen (Gebouwen- en Adressenregister, GRAR), en dat het door de authentieke bron van adressen overgemaakt wordt aan KBO (ingevolge artikel 4 van de wet van 30 juli 2018 houdende diverse bepalingen inzake Economie). De adressen van entiteiten Natuurlijk Persoon worden automatisch aangepast in KBO op het moment dat het Rijksregister de adreswijziging overmaakt aan KBO.
• De beheersdienst van de KBO zal de ambtshalve adresaanpassingen kosteloos publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad wanneer er een publicatieverplichting is. Ook zullen alle nieuwe adressen geconsulteerd kunnen worden op de website van de FOD Economie, via de Public Search-toepassing. Op deze manier worden de gegevens tegenstelbaar aan derden.

De geregistreerde entiteit waarvan het ingeschreven adres in KBO een adres is dat voorkomt in het officieel adressenregister van Vlaanderen, hoeft dus geen stappen te ondernemen om het adres in de KBO te laten aanpassen, noch om dit te laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

Bedrijven en ondernemers kunnen hun gegevens nakijken via My Enterprise of via Public Search. Indien deze niet correct zijn, kunnen ze dit laten corrigeren door de initiator (zie My Enterprise: “Hoe uw gegevens aanpassen?”) of dit melden aan de KBO-helpdesk. Het adres van de vestigingseenheid kan zelf aangepast worden via My Enterprise.

Voor meer info of vragen over de adresaanpassingen in de KBO kunt u bij de KBO-helpdesk terecht: helpdesk.kbo@economie.fgov.be.

Uit het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen vloeit bovendien voort dat rechtspersonen hun statuten niet direct na de adreswijziging ten gevolge van de fusie van gemeenten moeten aanpassen, maar kunnen wachten met de aanpassing ervan tot de eerstvolgende noodzakelijke wijziging van de statuten (bv. bij een nieuwe zaakvoerder of een nieuwe naam etc.) die gebeurt na de publicatie van de ambtshalve adreswijziging in KBO. Voor meer info kunt u terecht op info@just.fgov.be.  Wanneer de adreswijzigingen niet voorkomen in GRAR zullen bovenstaande acties niet automatisch kunnen verlopen. KBO kan enkel adressen ambtshalve omzetten die door een authentieke bron van adressen worden overgemaakt (Art. III.42/1. WER). De entiteiten waarvan het adres niet voorkomt in GRAR en dus niet door KBO ambtshalve werd gewijzigd, kunnen dus geen beroep doen op de aangepaste regelgeving en dienen de normale werkwijze bij een adreswijziging te volgen (zie inleiding). Indien een adres niet gewijzigd werd omdat het niet gekend is in GRAR, kan het adres op termijn door KBO ambtshalve doorgehaald worden.

Via Loket voor Authentieke Registratie kunnen bedrijven controleren of hun adres voorkomt in GRAR.

Lees ook de informatie bij Downloads.