Als alle nodige gegevens op een factuur correct zijn ingevuld en de factuur aan de nodige bestellingen en acties is gekoppeld, kan ze voor goedkeuring worden verstuurd. De goedkeurders die zijn vastgelegd in de details van het proces dat u aan de bestelling hebt gekoppeld, krijgen een e-mailbericht met een link naar de inkomende factuur.
De status van de factuur is veranderd in (M) Mail verzonden.
- Als de goedkeurder niet de laatste goedkeurder is, dan wordt de bestelling automatisch naar de goedkeurder(s) van de volgende stap in het procesverloop gestuurd. Zowel voor de eerste als voor de volgende goedkeurders zijn de te volgen stappen gelijk. Nadat het inkomend factuur is goedgekeurd door de goedkeurder van de laatste stap, krijgt het de status (G) Goedgekeurd.
- Als één van de goedkeurders van de eerste stap het inkomend factuur afkeurt, wordt deze terug naar de aanvrager verzonden. Als één van de goedkeurders van een latere stap het IF afkeurt, wordt het IF opnieuw verzonden naar de goedkeurders van de vorige stap.
Om een IF goed te keuren vanuit het overzicht van het IF, voer de volgende stappen uit:
- Ga naar Inkomende facturen > Goedkeuren.
Het venster Zoek inkomende facturen goedkeuring verschijnt. - Voer een zoekopdracht uit. Je kan bijvoorbeeld zoeken op het volgnummer, de datum of de omschrijving van het IF. Het venster Overzicht goedkeuring inkomende facturen verschijnt. Je ziet hier een overzicht van alle inkomende facturen die aan je zoekcriteria voldoen.
- De status staat op (M) Mail verzonden. Links van de facturen die je wilt goedkeuren, selecteer de aankruisvakjes.
- Klik op het groene vinkje.
Indien dit de eerste stap is in het goedkeuringsproces blijft de status op (M) Mail verzonden staan. - De tweede goedkeurder krijgt een mail toegezonden om het factuur goed te keuren. Na goedkeuring van de tweede stap staat de status op (G) Goedgekeurd.
- De financiële dienst zet het goedgekeurd factuur in (B) Boekhouding en maakt het klaar tot betaling.